Cómo fomentar reuniones eficaces.

Y como no hay dos sin tres, ésta es la tercera entrega dedicada al  tema de las reuniones, la organización de las mismas, y el conseguir que sean auténticos foros de eficiencia en lugar de agujeros negros donde se consume toda nuestra energía vital y el poco tiempo que tenemos disponible al día.

reunión seix sigma y lean
¿Lean y Seis Sigma? ¿Pérdida de tiempo? Estos no conocen a la gente de Osenseis, jajaja…

Si no leíste las anteriores entregas aquí tienes la primera y aquí la segunda aunque como esto no es Juego de Tronos ni ninguna de estas series de culto, puedes leer este tercer capítulo sin necesidad de haber leído los dos anteriores.

Adiós teléfono:

La dependencia que sentimos de los dispositivos móviles es cada vez mayor. Nos cuesta desprendernos de ellos aunque sólo sea por unas horas, pero si queremos que la reunión sea rápida y eficaz hay que apagarlos. En algunas empresas obligan a los asistentes a dejarlos fuera de la sala de reunión. Ni siquiera vale la excusa de «lo necesito porque me van a enviar documentación que preciso para la reunión».

Aquí algún cachondo podrá decirme “pero si tú vas con el teléfono a todos los lados”, cierto… pero cómo me decía mi padre “haz lo que yo te digo, no lo que yo haga, jajaja…”

Todos en pie:

No, tranquilos, no vamos a pasar revista como en la mili (aunque yo al final no la hice algo me han contado o he visto en las películas, jejeje…

Aunque parezca mentira, la comodidad de un buen sillón ayuda a dilatar el tiempo de las reuniones. Por eso, una medida efectiva es realizar un repaso de pie, y preferiblemente a primera hora de la mañana. Sorprende ver lo concisa que puede ser la gente.

Pasar lista:

Vaya, pues sí que vamos a pasar lista, que no es lo mismo que pasar revista… no vamos a mirar si vas convenientemente afeitado, aseado o si la corbata está bien anudada o lleva un lamparón de la tostada del desayuno.

Pasar lista antes de dar comienzo a una junta no es una tontería. Ser estrictos con la puntualidad de todos los asistentes ayuda a que nadie pierda tiempo. Los expertos también aconsejan revisar si alguien va como suplente o portavoz de alguno de los convocados. En este caso, es fundamental comprobar que el nuevo invitado tiene capacidad de decisión para el asunto planteado.

Sin segundas vueltas:

Una costumbre demasiado generalizada es dejar flecos. Pequeños aspectos, aparentemente no determinantes, pero que obligan a retomar el problema en cuestión en posteriores reuniones. A este mal hábito también se añade la costumbre de repasar algo ya cerrado. Los expertos insisten en que hay que evitar revisar decisiones previas a no ser que exista una causa de fuerza mayor.

Al hilo de esta serie de publicaciones sobre organización de reuniones eficaces, nuestro gran amigo Joan Carles March nos invitaba a visitar su canal de Youtube, donde tiene varios vídeos muy interesantes sobre el tema. Yo os pongo éste, como muestra, pero os invito a que visionéis el resto cuando tengáis más tiempo:

Fuente:

  1. Consigue que una reunión sea el mejor momento del día,Emprendedores&Empleo, expansion.com
  2. http://www.youtube.com/user/joancmarch?feature=watch

3 thoughts on “Cómo fomentar reuniones eficaces.

  1. La verdad es que llevo tiempo buscando formas alternativas para organizar mejores reuniones en mi empresa ya que notaba que algunos empleados salían más perdidos una vez acabada la reunión de como estaban al principio.

    De todas formas, ¿Te han dado resultados los consejos que expones? Nunca los he puesto en práctica pero parecen un poco fuertes, no? No sé si ayudan a crear un buen ambiente laboral. He estado buscando información sobre cómo organizar mejores reuniones y posts como este explican detalladamente 12 consejos prácticos a seguir para organizar reuniones eficaces con los que he notado una mejora en la productividad y en la comunicación con mis empleados. Organizamos reuniones solamente cuando son imprescindibles o urgentes, nos enviamos la documentación sobre la que vamos a tratar con antelación para tenerla preparada y tenemos marcados por tiempos los objetivos que queremos alcanzar (entre otras cosas). Creo que son consejos prácticos que toda empresa puede llevar a cabo y que rápidamente dan sus resultados. Muchas gracias de nuevo y dime si te han resultado, nunca había pensado en dejar a mis empleados de pie o pasar lista como en el colegio

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    1. Hola Hector, la verdad es que hay cosas que no he probado, pero citaban en el artículo de referencia.

      Lo de los móviles sí, y todo lo que sea evitar interrupciones, siempre ayuda a que las reuniones sean más ágiles. Así como lo de ceñirse a los puntos del día y exigir puntualidad, tanto al entrar como al salir, si se marca una hora de salida, hay que intentar llegar a esa hora con la tarea terminada.

      Un saludo.

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